你以為祕書與行政人員的工作很簡單？
　　它比你想像的複雜、能學的要多。
　　你相信入這行只能領22K，難以晉升？
　　專業與不專業的待遇、際遇，天差地別。
　　這個職務永遠只能旁觀他人的工作成就？
　　你知道嗎？很多經理人都從這份工作爬起。
　　你擔心在高失業率的今天，從事行政工作難保職位？
　　稱職地做好這份工作，你將難以取代、身價翻倍！

　　本書涵蓋8大領域的技巧，
　　寫給職場新鮮人、想提升競爭力的助理、秘書、行政工作者，
　　鍛鍊你行政管理、高效執行、溝通協調、應對進退的能力，
　　今天成為上司不可或缺的左右手，明天擔任高階職務不是夢！

　　你是社會新鮮人、職場菜鳥？既不學法律，也不懂會計？沒有特殊專業，只能茫然面對現實的折磨，認命地領22K？

　　投身就業市場，或許你會進入看似門檻不高的行政人員、助理或秘書這一行。恭喜你！因為在未來的職場生涯，你有機會練就一身好本領！只要看清工作本質，從中認真學習，同步培養自己的競爭力，全心全力做好行政工作，你也能成就自己管理職、經理人的全才歷練之路。

　　本書由7為頂尖專業秘書現身說法，指導你提升8大領域的工作能力，幫助你練好職場基本功，未來職場任你行！

　　本書內容涵蓋八大領域：從形象與情緒管理術、人脈管理術、檔案與辦公桌管理術、會議管理術、任務管理術、工作回報術、零碎時間管理術、手機APP應用術。大至大型會議的舉辦，點線面的全力啟動、尾牙的籌畫、超級來賓的邀請以及風險規劃，小至快速找到客戶電話、接聽電話、如何幫老闆買咖啡並報帳……，以及例行性工作的好習慣、實體與電子檔案的分類管理等等，還有運用最新智慧型手機APP，幫助你在工作上聰明迅速地完成各種大小任務！

　　每一篇都從一個日常工作的情境題切入，介紹有效率的工作方法，逐一說明、步步拆解，並搭配明白易懂的圖示，讓你的工作能力突飛猛進，充滿成就感，從此縱橫職場、飛黃騰達不是夢！

作者簡介

台北市專業秘書暨行政人員協會

專業講師

王承瑄

　　學歷：美國普瑞斯頓大學MBA，清華大學外國語文學系畢業
　　經歷：聯電集團總經理秘書、執行長秘書、行政長助理，科學園區專業秘書學會會長，大專院校及企業講師
　　著作：《商業溝通簡報技巧》、《國際禮儀》、《科技心秘書情――科園秘書與您分享好心情》

石恩

　　學歷：美國德瑞大學MBA
　　現職：台北市專業秘書暨行政人員協會理事長
　　經歷：汶萊商超級娛樂製作有限公司行政總監，瑞迪廣告事業股份有限公司董事長秘書，台灣索尼音樂娛樂股份有限公司大中華區總經理特助暨海外行政，華納國際音樂國際股份有限公司董事總經理特助兼海外行政

周純如

　　學歷：美國曼徹普利敦大學EMBA
　　現職：捷易通科技行政總監、執行董事
　　經歷：寶來集團寶碩財務科技股份有限公司副理，儒碩股份有限公司總經理秘書、總經理特別助理，東帝士集團秘書，台北市專業秘書協會副會長、監事長，大專院校及企業講師

游美未

　　學歷：景文科技大學觀光與餐飲管理碩士，輔仁大學會計系畢業
　　現職：開南大學華語中心老師
　　經歷：聯合利華總經理秘書、對外事務副理，鴻海公司副總裁秘書，安麗公司總經理秘書，台北市專業秘書暨行政人員協會理事長、監事長，大專院校及企業講師

楊婷雅

　　學歷：美國大峽谷大學MBA
　　現職：東博資本集團行政經理，中華人資協會國際暨公關事務委員會副主委及講師，文化大學推廣教育部講師，捷晟國際管理顧問公司講師
　　經歷：元大證券主管區專業副理，花旗集團投資銀行部執行秘書，台証證券行銷公關專員暨董事會行政秘書，鼎碩管理顧問股份有限公司總經理秘書，台北市專業秘書暨行政人員協會副會長

瑪貴琴

　　學歷：碩士
　　現職：媒體產業執行秘書
　　經歷：曾任職於電信公司、上市科技公司、美商在台分公司、日商在洛杉磯的分公司

蘇珊琉

　　學歷：碩士
　　現職：科技公司資深秘書
　　經歷：曾任職於台灣上市科技公司、日商東京支社、美商駐台辦事處

撰文者簡介

余佩玲

　　文化大學新聞系畢業。歷任記者、編輯、公關企劃，現為編輯製作公司企劃總監和畫廊經理。

　　著有《讓孩子成為說話高手》、《低卡美食餐》、《天天喝湯》、《聽說讀寫學典故‧成語篇》，合著有《菜市場吃出免疫力》、《菜市場吃出好氣色》、《成功的女孩懂得放手》、《找出天賦》、《說學逗唱學成語》等。

Noax

　　台灣大學經濟系畢業。曾任財經周刊記者、研究員，現任獨立媒體主筆，夢想是實現公民社會，以及到世界各地當單車背包客。

〈前言一〉秘書、助理與行政人員這一行
待遇、工作性質如何？職涯發展的競爭力在哪裡？
〈前言二〉秘書、助理與行政人員通往中、高階主管的成長之路
職場先進給社會新鮮人與從事行政工作者的建議

第一章形象與情緒管理術
掌握職場的應對進退，提升個人競爭力
1-1專業行政人員的Dress Code
打理門面，展現專業
1-2辦公室應對進退八陣圖
用IQ與EQ練就「通情達理」的功夫
1-3不在其位，要謀其政！
魚幫水，水幫魚；勇於任事，用心經營
1-4合理的要求是訓練，那不合理的是……
有問題，怎麼反應？
1-5Secret與Secretary
聆聽、少言、多看，守口如瓶不簡單
1-6我的未來不是夢！
一步一步走出生涯展望

第二章人脈管理術049
管好你的人脈，機會永不斷
2-1運用筆記建立人臉辨識系統
「請問您是……」問這話就太尷尬了！
2-2一目瞭然的名片通訊錄
分兩類，讓e化通訊錄與實體名片相輔相成
2-3人脈套餐幾分熟？
調配出事業、人情的黃金比例
2-4喚出你的人脈及時雨
廣結善緣，貴人就在你身邊
2-5成為職場中的食尚玩家
滿足味蕾，打開友誼的大門
2-6時時累積職場愛心存摺
營造溫馨的工作環境
2-7全方位打開你的人脈雷達
提升主管與企業形象打，打造個人品牌

第三章檔案與辦公桌管理術081
創造效率百分百的工作環境
3-1別當亂室英雄或亂室佳人
座位整齊清新，自動宣示你的專業
3-2讓每個實體檔案都有家可歸
超實用的資料夾分類術
3-3歸檔文具大點兵
辦公室文具各式各樣，你都用對了嗎？
3-4實體檔案，我何時可以跟你分手？
紙本檔案的留存與銷毀
3-5電子檔，讓我替你編列終身代號！
流水號電子檔案管理術
3-6善用Notes系統交接工作
電子清單，交接簡單！

第四章會議管理術109
做好籌劃與紀錄，創造高效率的會議環境
4-1開會擂台，Are you ready?
職場群體溝通的灘頭堡
4-2搞定會議籌劃
打造最佳決策環境的重要推手
4-3忙盲茫開會？！
運用會議管理三大絕招，打造職場好「智」會
4-4究極！會議表單格式設計
設計功能強大的開會通知單和會議紀錄表
4-5bye-bye回憶錄！我只做會議紀錄
會議、會意，你到底會不會？
4-6啥？平息會議衝突也算我一份？！
用冷靜與友善跨越會議的衝突
4-7運用科技，天涯海角都能開會
節省差旅費用，提升行政效率
4-8稱職行政人員，自我評估
表格化管理會議、記者會細節

第五章任務管理術145
從點到線，從線到面，我是任務達人！
5-1出差行程的安排，怎麼老是丟三落四？
行程規劃一二三：發揮一功力、運用兩表格、掌握三原則
5-2我也是專業的差旅代辦
篩選重要行程，善用零碎空檔
5-3老闆不在家，我變小管家
讓差旅與日常無縫接軌
5-4終極秘書跨國救援
我是老闆的FedEx──使命必達！
5-5那許多件禮服的秘密
宴會婚禮的賓客邀請與管理
5-6小額採購過五關
有為有守，建立良好報帳制度
5-7辦公室風水大哉問
兼顧效率與習俗的搬遷術
5-8我就是籌劃尾牙春酒的A咖！
發揮內部創意才藝，匯聚公司向心力

第六章工作回報術183
面面俱到的向上溝通術
6-1老闆失憶了嗎，一問再問是為哪樁？
事情不必等老闆問，前中後三段式主動回報
6-2叫我麻辣助理TPO
工作回報，掌握正確時機，謹守明確立場，選擇適當場合
6-3當老闆問到重點在哪裡時……
5W1H菁華超濃縮，給我一分鐘，我給你全部重點
6-4老闆怒火比天高，第一個找我當出氣包？
工作回報前必看的「三情面」︰心情、事情、感情
6-5別踩到工作報告的地雷
自備「情報衛星接收器」，外探勘、內感測，內外雙修

第七章零碎時間管理術205
善用每一分鐘，輕鬆走向成功殿堂
7-1例行工作、突發狀況一起來，時間永遠不夠用？
四大象限擺心頭，流程預演存腦中，工作快又好
7-2如何為突發狀況排個隊？
建立工作秩序，「時限」就等於「實現時間」
7-3老闆指令多又雜，如何如期完成？
「快準狠」三字經，工作效率跑第一
7-4能者要多勞，工作時間長到天荒地老？
Do it, Delay it, Delegate it, Dump it，4Ds濾鏡助你簡化工作
7-5同事請託推不掉，分內工作何時能做完？
I just call to say: No, I can't help you! 勇敢奪回時間主控權

第八章手機APP應用術227
運用智慧型手機，讓你的工作更有智慧
8-1別讓延誤的航班成為你的亂流！
傻傻地等，不如運用「航班追蹤」掌握先機
8-2我的手機在哪裡？
尋找手機的好方法，永遠都有B計畫
8-3張董的手機號碼是幾號？
我是辦公室裡的查號台
8-4要等回到辦公室才能處理？
一機在手，存取無窮
8-5到處都是筆記？
善用筆記軟體，資料與記憶井然有序
8-6四通八達的行政工作
從租賃車到高鐵、從路況到停車場，全都暢行無阻

〈附錄〉與秘書、助理、行政人員合作愉快的17個撇步
16個no-no（禁忌）與1個yes!

1-2　辦公室應對進退八陣圖用IQ與EQ練就「通情達禮」的功夫 幫我到樓下買咖啡送去總經理室！老總和業務部的大頭要喝。」一位業務副理經過新進秘書的座位旁，隨口丟下一句話。 「我現在正在弄報帳……」 「你就幫個忙啊！我有急事要處理，還有我告訴你，帳不會跑掉，大頭們現在就想喝咖啡，滿足他們的事情先處理，OK？」 手上工作被打斷，加上這麼差的口氣，新進秘書一時語塞，不知該怎麼隱藏自己的不悅，正在回覆電話的資深秘書Joanne站起身，從抽屜裡拿出咖啡儲值卡遞給新進秘書，一邊對業務副理打手勢抱歉。 等新進秘書跑腿回來後，資深秘書Joanne問：「你有買一杯請副理嗎？」 「呃，沒有。」新進秘書愣了一下，心想副理又沒有說他要喝咖啡，而且剛剛那樣凶巴巴地，自己難道還要端著咖啡去討好他？ 「來來，這算是我們私下聊天。」Joanne靠近新進秘書，低聲說：「對老闆來說，秘書是要幫他們料理麻煩，不是找麻煩的。」 「這個……」新進秘書很想抗辯，工作有先來後到，買便當、飲料，難道該排在對公司而言更嚴肅的報帳前嗎？何況業務副理的態度差到不行，這可是大家有目共睹的啊！ 「至於有人沒風度，你就要比他有風度。」像是預知新進秘書想說什麼，Joanne緊接著說：「放軟身段買一杯飲料，說聲不好意思請多包涵，這樣誰能說你的閒話？」 釐清權責，給予最大彈性 辦公室的為難事不勝枚舉，讓許多職場新鮮人左支右絀，加上行政工作有許多地方必須和其他專職人員協調，這其中的眉眉角角就屬於「應對進退」的範疇。 說穿了，應對進退就是釐清權限在哪裡，然後依照權力大小來安排執行次序，同時盡量協調，給序列排在後頭的人較大的彈性，以避免得罪他人的一種功夫。然而，要把這些完美地處理好，實在不是一朝一夕能做到的！以下將針對開場故事的種種窘況，給予應對進退的建議，幫助你在職場上關關難過關關過： 新進秘書心中的OS：我該怎麼辦？